Comment configurer votre équipe virtuelle pour réussir
Blog invité par Martine Paulin
Lorsque quelque chose est nouveau, nous l’abordons souvent avec prudence. Mais parfois, nous n’avons pas d’autre choix que de sauter avec les deux pieds.
Pour beaucoup, le travail à distance a été imposé par la pandémie actuelle, et non par quelque chose qu’ils ont choisi. Si tel est le cas pour vous, vous faites peut-être de votre mieux, mais vous avez du mal à vous adapter. Travailler à domicile pendant une urgence mondiale de santé publique n’est une situation facile pour personne. Soudainement, le travail à domicile peut causer du stress personnel, ainsi que des problèmes au sein de votre équipe et de votre travail. Si vous vous arrêtez une minute, pouvez-vous imaginer un autre résultat? Et si vous aviez pu vous préparer à cette nouvelle façon de travailler? Quelles actions auriez-vous prises?
Il y a six ans, en tant que nouvellement gestionnaire, j’ai eu ma première expérience avec le travail à distance. Je ne travaillais pas de cette façon, mais je dirigeais une équipe avec un employé à distance. Cela ne s’est pas bien passé.
Je reconnais maintenant que les attentes, les rôles et les responsabilités n’étaient pas clairs. Nous avons souvent oublié d’inclure la personne dans les activités quotidiennes et nous ne partagions pas les informations en temps opportun. Il était difficile d’atteindre la personne travaillant à distance et les fréquents changements d’horaire rendaient la collaboration difficile. Le résultat a été une mauvaise communication et un manque de confiance de toutes parts. J’ai blâmé le travail à distance et je pensais que c’était un mauvais choix pour un e équipe de communications sous haute pression. J’étais enclin à être d’accord avec ceux qui disaient que le travail à distance était pour les heures supplémentaires les soirs et les week-ends.
Reculons deux ans passés, lorsque j’ai rejoint un ministère qui a des employés dispersés à travers le pays. Bien que les gens aient les outils dont ils avaient besoin pour travailler pratiquement de n’importe où, le regroupement des équipes dans les espaces de bureaux était une priorité. Mais les bureaux étaient rares. Les gens réclamaient des bureaux avant même d’être vacants! L’espace de bureau était l’un des sujets de discussion les plus controversés à la table de gestion. Pendant ce temps, j’avais besoin de constituer une équipe … et j’avais deux bureaux que je pouvais allouer. La nécessité signifiait que je devais penser différemment si je voulais recruter et exécuter notre mandat.
J’ai donc reconsidéré le travail à distance.
Avec le soutien de mon directeur, nous avons décidé que mon équipe et moi partagerions notre espace de bureau limité et travaillerions à partir d’autres endroits jusqu’à ce que les bureaux soient libérés. Je devais construire une équipe distribuée. Tous les membres de l’équipe, y compris moi-même, travailleraient à distance la plupart du temps, et la majorité de nos interactions se feraient par e-mail, téléphone ou vidéoconférence.
J’ai commencé à réfléchir à ce que je pourrais faire en tant que gestionnaire pour préparer l’équipe au succès:
- Trouver les meilleures pratiques que je pourrais appliquer pour créer et soutenir une équipe distribuée engagée.
- Réfléchir à mon expérience précédente et établir des processus clairs pour la façon dont nous travaillerions ensemble, peu importe où nous étions physiquement
- Créer un horaire flexible pour coordonner l’utilisation de notre espace de bureau limité et développer des directives et des contrats de travail à distance pour tout le monde.
- Établir des rôles et des responsabilités clairs pour chacun, les noter et les mettre à jour pour refléter notre travail en constante évolution.
- Développer et partager des objectifs de performance avec des indicateurs pour renforcer la transparence et la responsabilité, et pour s’assurer que tout le monde — y compris moi-même — était conscient de la façon dont collaborer, communiquer et nous respecter les uns les autres dans nos interactions.
- Élaborer de stratégies d’atténuation en cas de problèmes (par exemple, technologie / connectivité, relations de travail, performance, ergonomie, changement de leadership, etc.) qui ont vraiment aidé à obtenir le soutien et l’adhésion de la haute direction, qui à l’époque n’était pas très favorable au travail à distance.
À mesure que l’équipe grandissait, nous avons eu des discussions régulières sur les attentes (les miennes et les leurs) et comment nous pourrions mieux travailler ensemble. Nous avons fait des ajustements pour nous assurer que tout le monde était sur la même longueur d’onde et contribuer à un meilleure succès. L’une des choses les plus importantes que nous avons faites ensemble a été de décider quels outils de communication à utiliser et identifier le pourquoi:
- Notre réunion d’équipe hebdomadaire aurait lieu en personne (si possible)
- Les conversations vidéo seraient utilisées pour des réunions avec des collègues et des clients
- La messagerie instantanée était pour les communications quotidiennes entre nous
- Le courrier électronique a été utilisé pour récapituler et formaliser les décisions ou les orientations et pour organiser des réunions
- Un groupe de médias sociaux fermé pour notre équipe uniquement pour les communications d’urgence
- Nous avons également convenu de nous réunir en personne pour le déjeuner de temps en temps
Cela a permis à tout le monde de collaborer et de travailler en équipe plus facilement. Cela a également considérablement réduit les erreurs de communication et les hypothèses. C’était parfois difficile.. À mesure que l’équipe grandissait, nous avons discuté de ce qui fonctionnait bien, de ce qui ne fonctionnait pas et nous nous sommes adaptés en cours de route.
Le travail à distance est notre réalité actuelle et la voie à suivre probable pour de nombreux employés du GC. Que vous le choisissiez ou non, c’est le moment idéal pour faire une pause pour discuter de la façon dont cela se passe et pour identifier les changements qui pourraient être nécessaires pour améliorer la communication, la productivité et le moral de l’équipe. Il n’est jamais trop tard pour préparer votre équipe distribuée vers le succès!
