Par contributrice invitée Martine Paulin
Certains disent que les relations à longue distance exigent du travail et la même chose est vraie pour les équipes virtuelles. Il y a beaucoup en jeu et vous ne pouvez pas rompre cette relation si vous la trouvez difficile ou gênante.
Cependant, il y a des choses que vous pouvez faire pour aider votre équipe à prospérer et à réussir. Tout d’abord, vous devez déterminer comment vous travaillerez ensemble pour mettre en place un système à succès. Tout le monde a son propre style de gestion, mais la façon dont vous allez recruter les bonnes personnes, respecter vos obligations et soutenir votre équipe à distance dépend beaucoup de votre approche.
Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à diriger votre équipe virtuelle.
Recruter les bonnes personnes
Si vous cherchez à combler un poste, recherchez des personnes qui ont les aptitudes et les compétences spécifiques que vous recherchez. La façon dont vous vous y prendrez à ce premier contact n’est pas pertinente. Vous pouvez ouvrir un processus officiel de dotation, communiquer avec des candidats potentiels des bassins de dotation existants, communiquer avec vos réseaux, etc. Il y a beaucoup de bonnes personnes compétentes qui sont disponibles, mais la meilleure façon de trouver la bonne personne pour votre équipe est d’avoir des conversations avec ces dernières.
Regardez au-delà du CV et de l’entrevue. Qu’est-ce qu’ils recherchent dans une équipe et un gestionnaire ? Qu’est-ce que vous et votre équipe recherchez chez un collègue? Parlez de leur expérience bien sûr, mais aussi COMMENT ils aiment travailler et les attentes aussi, les vôtres et les leurs. Ne vous fiez pas uniquement aux courriels et à la paperasse pour trouver la bonne personne. Ayez une ou deux conversations par téléphone ou par vidéoconférence. Vous pouvez même les inviter à rencontrer l’équipe virtuellement pour qu’ils puissent avoir une idée des personnes avec qui ils pourraient travailler. La bonne personne devrait être quelqu’un avec les compétences dont vous avez besoin qui contribuera à votre équipe d’une manière positive.
Rappelez-vous, cela va dans les deux sens. Vous n’êtes pas le seul à chercher un bon jumelage, vos candidats potentiels sont également à la recherche du bon gestionnaire et de la bonne équipe.
Respectez vos obligations
En tant que gestionnaire, vos obligations demeurent les mêmes, peu importe où vous ou vos employés êtes situés. Par exemple, vous devez vous assurer que les gens ont ce dont ils ont besoin pour faire leur travail, gérer le rendement, ainsi que vous assurer que les politiques et les directives soient respectées. Il faut aussi orienter, écouter et soutenir les employés et parfois être négociateur ou médiateur ! Et cela est en plus de toutes les autres choses que nous faisons : la planification d’affaires, les RH, le budget, etc. La façon dont vous remplissez ces obligations et jonglez avec tout le reste dépend de la façon dont vous gérez votre temps et vos ressources et non sur l’endroit où vous travaillez.
La planification et l’établissement de rôles, de responsabilités et d’objectifs clairs pour tous les membres de l’équipe aident grandement. Les communications en continu avec votre équipe et vos collègues sont également une pratique qui peut vous aider à faire les choses en temps opportun. Mais parfois, il n’y a tout simplement pas assez d’heures dans la journée pour tout faire. Si c’est le cas, réservez un peu de temps pour vous tout au long de la semaine pour vous concentrer sur certaines tâches. Déléguez pour donner aux autres la possibilité de diriger une réunion ou d’assister à une réunion en votre nom. Lorsque vous ne pouvez pas assister à une réunion, demandez un compte rendu ou les notes de la réunion pour vous assurer d’être mis au courant. Parfois, il suffit de laisser tomber des trucs. Vous n’avez pas besoin de tout voir ou approuver ; soyez stratégique et choisissez vos batailles. Faites confiance au jugement de vos employés et donnez-leur l’occasion de faire preuve davantage de leadership. Vous les avez embauchés pour une raison.
Enfin, prenez vos interactions quotidiennes avec votre équipe au sérieux ; ils sont d’abord et avant tout un moyen et non une fin en soi. Avant de mandater quelqu’un, de créer une invitation de réunion ou d’envoyer un message, prenez une minute pour réfléchir à ce que vous essayez d’accomplir. Réfléchissez aux raisons pour lesquelles ils devraient s’en soucier et aux impacts possibles. Cette pause réflexion vous aidera à vous assurer que votre message est destiné aux bonnes personnes, est plus claire et plus stratégique, simplifiant la vie pour tout le monde. Expliquez également le « pourquoi » derrière vos décisions et vos obligations envers votre équipe. Ce faisant, ils comprendront une vue d’ensemble et seront mieux placés pour vous soutenir.
Soutenez votre équipe
Mettez l’accent sur les gens et établissez des relations de travail positives.
Même si vous ne travaillez pas dans le même espace, vous pouvez toujours soutenir les employés. Il y a des choses simples que vous pouvez faire pour vous rendre plus accessible. Par exemple, utilisez la messagerie instantanée pour établir un contact avec les gens, pour dire bonjour et merci. Restez connecté en ayant des réunions d’équipe régulières, des bilatéraux et même des pauses-café virtuelles. Bloquez un peu de temps dans votre calendrier chaque jour ou chaque semaine et invitez les employés à l’utiliser pour des discussions impromptues. Avoir des discussions régulières axées sur le rendement et le développement avec chaque employé pour parler de son travail et voir comment ils vont.
Lorsqu’un employé vous appelle ou vous demande de discuter, s’il vous plaît prenez le temps de l’écouter, sans essayer de tout réparer à la hâte. Tout le monde est occupé, mais les gens doivent passer en premier. Lorsque les gens se sentent entendus et soutenus, ils seront plus enclins à trouver leurs propres solutions et à aller plus loin.
